Vous a-t-on déjà demandé une démarche type projet d’ingénierie pour une offre ? Voici 6 outils méthodologiques pour y répondre.
La démarche de type projet d’ingénierie dans une demande appel d’offres peut être une mise en abyme reflétant la demande pour le service rendu. Un projet qui recouvre une période pré et post déploiement. Une démarche articulée avec une implémentation ; des phases de mobilisation, transition et stabilisation. Une telle offre demande une méthodologie de gestion de projet.
1 Une synthèse des éléments du cahier des charges
Il faut l’étudier, l’analyser, le décortiquer, y déceler les besoins sous-jacents.
Plus l’exigence est complexe, plus une synthèse s’impose.
Le nombre d’occurrences, pour être traité, doit être listé, puis réduit à des groupes / thèmes. C’est tout le travail de la synthèse.
On doit ainsi réduire, au minimum, sa synthèse à 10 % de son cahier des charges.
2 Un planning de déploiement précis & détaillé
Qui dit mode projet, dit planning de déploiement. Il peut prendre diverses formes selon les besoins. Pour un marché important ou exponentiel, on adoptera de préférence un Gantt, avec un outil informatique de type Asana, afin de déterminer le chemin critique ; la meilleure tenue de délai risque / efficacité.
À partir des éléments donnés dans le cahier des charges et de l’expérience du candidat, il s’agit de lister toutes les tâches du projet et de les échelonner dans les délais impartis.
3 Un modèle d’exploitation
Que ce soit en multitechnique, multiservices, FM, … le service proposé doit être modélisé.
Il doit pouvoir s’étendre, en termes de surfaces à exploiter et de services à compléter, sans que la structure de l’offre ne change.
Il doit être reproductible.
4 Un pilotage adapté au cahier des charges
Préciser le choix de sa structure de pilotage et ses capacités à appréhender la complexité d’un contrat, est une première nécessité.
Par exemple, piloter du multi Sites en milieu industriel avec des conditions d’accès contraignantes. Autre exemple, expliquer son modèle de pilotage applicable au niveau local, régional, national.
Pouvoir décrire l’articulation entre le management des différents services au niveau de l’entreprise, de la filiale jusqu’au(x) site(s), en passant par les agences d’exploitation, est une seconde nécessité.
La troisième consiste à justifier d’un pilotage traçable et transparent.
Le pilotage est la clé de voûte d’une telle offre.
5 Un système de management QHSE & RSE
Parfaitement structuré, ce système est intrinsèque au fonctionnement du candidat. Il est d’abord justifié par ses certifications Qualité, Environnement, Santé & Sécurité, … Il comprend des éléments adaptables aux marchés, tels qu’un Plan de Continuité d’Activité, un Plan Qualité, Sécurité, Environnement, …
Les éléments RSE, de l’entreprise au terrain, doivent s’y inscrire.
Le SMQ et / ou SME doit comprendre les descriptions de reporting, de contrôles et auto-contrôles, communiquables à tout moment au client. Il doit aussi comprendre les Kpi’s essentiels demandés au cahier des charges.
Le système est solide, doté de processus efficaces et tourné vers l’amélioration.
6 Une solution IT globale
Cette solution doit permettre le suivi en continu des services, les demandes d’intervention et leur traitement, les outils de gestion technique ainsi qu’un système de reporting dématérialisé performant.
Elle comprend une gestion globale numérique.
Conclusion
L’objectif d’une telle démarche pour le lanceur d’offre est de garantir une mise en exploitation homogène & transparente. La qualité de la réponse exprimée par rapport à cette exigence permet d’établir les prémices de la relation partenariale future. En d’autres termes, le client a besoin d’être rassuré, autant sur la technicité du prestataire, que de son investissement et de sa capacité managériale.
